KINH NGHIỆM THI VÒNG ASSESSMENT CENTER!

1. AC là gì?

1. AC là một trong những vòng tuyển dụng quan trọng, thường là vòng cuối cùng mà các công ty, tập đoàn lớn tổ chức ra đánh giá về các kĩ năng khác nhau của ứng viên (cho Internship – Yes, Internship ở đây có AC / Fulltime Position / Graduate Program / Management Trainee): Làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, xử lý số liệu, sự hiểu biết về công ty, ngành, hòa hợp về văn hóa… Nói chung là nó test tất cả các thứ mà công ty cần để xem bạn có phải 1 good fit không. AC gồm giới thiệu về công ty, presentation về bạn cho Management Team (Thường là 5p), phỏng vấn cá nhân, giải case cá nhân, giải case nhóm. Trong ngày AC, tất cả ứng viên sẽ được mời đến trụ sở của công ty để tham gia vòng cuối của tuyển dụng kéo dài từ 9h sáng tới 5h chiều. Thường thường 1 tuyển dụng Graduate Program/Management Trainee của công ty lớn ở đây sẽ có 2000-4000 applicants (Internship chắc ít hơn 1/4 hoặc 1/5), nhưng sẽ rơi rớt hết và chỉ còn tầm 30-50 người trụ lại để vào AC. Xong AC chỉ chọn 5-7 người có offer. Ở bên Châu Âu, các công ty sẽ sponsor visa, vé máy bay, khách sạn cho ứng viên trong suốt quá trình tham gia AC nên vào ngày đó không ngạc nhiên khi thấy những bạn bay từ TQ, Sing, Nga, Mỹ, Úc… và có bạn còn kéo cả vali vào nữa cơ. Xem như được đi du lịch miễn phí, không phải trả 1 đồng bạc nào!

2. Những lầm tưởng hay mắc phải về AC?

Những người có profile khủng sẽ dễ lọt vào mắt xanh Assesors hơn?

Tùy! AC chỉ tập trung tìm ra những tiềm năng tương lai của các bạn. Những gì bạn đã đạt được trong quá khứ chưa chắc nói lên bạn sẽ làm được những gì công ty expect ở bạn trong AC. Vào AC, bạn sẽ thấy có nhiều ứng viên khác sẽ chủ động tiếp cận với bạn, họ rất tự tin, họ sẽ khoe rất nhiều về những gì họ đạt được để nhằm đánh tâm lý mình: Business School top 10 Châu Âu, Co-founder Startup, Internship ở MBB, Big 4, Goldman Sachs, Unilever… Hell no, nghe thôi đừng nghĩ. Cứ nghĩ là tụi nó cũng như mình thôi, để xem. Bản thân mình có cái giá của mình! Cứ trò chuyện vui vẻ, thoải mái! Mình nhớ có lần đi AC ở Unilever, có 1 bạn lại bắt tay và giới thiệu với mình bạn í học trường X top 15, exchange trường Y top 10 *Ok, nói tên trường là tao biết, việc gì phải top này top nọ?* – Mình nghĩ bụng. Bạn hỏi mình: “Chắc mình biết mấy trường này phải không?”. Mình nghĩ thầm: “Biết chứ, trường mày thấp hơn trường tao 10 mấy bậc ranking cơ mà!”. Nhưng mình cũng không nói gì, chỉ tặng bạn nụ cười thân thiện coi như quà gặp mặt. Quả thật sau đó vài tiếng đồng hồ, bản cùng nhóm với mình vòng teamwork. Bản là người bất chấp nói không cho ai đưa ra 1 ý kiến gì. Mình bẻ lại từng cái argument của bạn, cuối cùng bạn im và sau đó là trượt

Tóm lại hơn nhau là ở cái đầu, không phải ở tờ CV! Nên biết khiêm nhường đúng chỗ vì đó cũng là động thái tốt để chúng nó dễ chia sẻ cho bạn. Và bạn cũng hiểu rõ và đoán được xem chúng nó có tính cách, thái độ, background, mạnh yếu, interest như thế nào để sau này vào vòng giải case study nhóm, bạn sẽ phải là người tự xung phong đứng ra phân công những phần trong case, delegate việc cho từng người dựa vào background, điểm mạnh, điểm yếu của chúng nó. Điều đó thể hiện bạn là người có mắt quan sát + leadership tốt. 

Những người nói càng nhiều như đấu khẩu với các ứng viên khác thì càng dễ đậu?

Bỏ ngay ý nghĩ đó giùm! Nó nói nhiều những chưa chắc nó nói đúng. Chất lượng vẫn hơn số lượng. Nói nhiều, nói nhây, nói dai, nói dại. Có những đứa vào vòng giải case nhóm nói rất hùng hục, hăng say, không chừa cho ai nói câu nào hết. Và đa phần những ý kiến đó cũng không thêm được value gì thêm. Những người đó sẽ bị đánh giá là không phải team-player vì quá self-centered. Nhưng mặt khác, cũng đừng im như cái nhíp, đừng có ai nói gì cũng gật nếu không muốn bị mất điểm. Đây không phải sân chơi cho những người không có chính kiến, bọc trong một vỏ bọc quá an toàn.

Bài học là nên thả miếng nào chắc cú miếng đó. Nếu bí quá không biết thả thì nên chịu khó nương theo miếng của các bạn, lắng nghe ý kiến người khác có khi bạn sẽ phát triển được thêm ý đó theo một hướng khác hoặc bẻ gãy luôn argument của tụi nó. Cái này được đánh giá cao lắm vì thể hiện bạn là người xem xét vấn đề từ nhiều phía. Nhưng mà muốn bẻ thì cũng phải chịu khó dùng neuron nghĩ theo hướng critical, chứ chưa gì nhảy vào bẻ liền mà hố là gậy ông đập lưng ông, ai bảo lanh chanh?

3. Chuẩn bị gì trước AC?

• Knowledge: Chịu khó tìm bới những tài liệu về công ty, industry, nghề, vị trí, đang apply đó để biết tườm tận mọi thứ về công ty, lĩnh vực ngành…

Công ty: Annual Report, Company Report từ website công ty hoặc mấy bài đánh giá về tình hình tài chính, chứng khoán về công ty đó. Phải trả lời được các câu hỏi sau:

• Products/Service của nó là gì? Cái nào mang lại main revenue stream? Khác biệt gì so với competitors về mặt giá cả, technology, services, …?
• Distribution channels là những gì?
• Customer segmentation là gồm những nhóm nào?
• Partnership?
• M&A?
• Market share?
• Corporate values? Culture?
• Opportunities mà công ty mang lại cho bạn là gì?
• Quan trọng nhất: Hiện tại chiến lược phát triển nó là gì? Any drawback? Nghĩ trước 1-2 recommendations cho công ty phát triển going forward? Điểm cần cải thiện của nó là gì, so với competitors, so với industry in general?

Industry: Industry report, recommend nên lấy ở Market Line và EuroMonitor International vì có luôn competitor landscape. Thông tin cần tìm:

• 5 forces model (Khó quá thì tìm riêng lẻ từng cái element của nó, kiểu gì cũng ra)
• Market size? Main players?
• Growth? Trends?
• Customers? Competitors?

• Consistency: Chịu khó đọc lại những gì bạn đã viết trong CV, Application form + Nhớ lại những stories bạn đã kể cho interviewer trong các vòng trước. Vào AC sẽ bị hỏi lại, nên chắc chắn là bạn đưa ra được những câu trả lời consistent.
• Case cracking tactics: AC là fan của consulting case study. Nên chuẩn bị trước tinh thần là vào AC bạn sẽ gặp những câu hỏi mang tính chất consulting case mà có thể bạn chưa nghe qua 1 lần trong đời. Kinh nghiệm là nên đọc trước và biết trước những thủ thuật để giải. Mình sẽ không nói về kinh nghiệm giải case ở đây vì nếu nói chắc viết cả tờ sớ mất. Nhưng nói chung nên có structure, rationale behind, assumption cụ thể (in case of missing important information), cũng như tính toán (bằng tay, nhẩm, cộng trừ nhân chia hàng triệu, chục triệu là chuyện bình thường) cho nhanh, càng chính xác càng tốt là ok hết. Nguồn: Case In Point, Crack the case (mainstream), ngoài ra nếu có thời gian thì có thể luyện mock với casebooks, nguồn thì vô vàn trên . Những dạng case:
  • Market sizing Case (Individual): Dạng này phổ biến và áp dụng cho tất cả các công ty mình từng tham gia AC. Câu hỏi mình gặp: Ước lượng doanh thu 1 ngày của 1 cửa hàng ở trung tâm Stockholm của H&M? Ước lượng yearly cost của 1 call center phục vụ khách hàng Genius (VIP tier) của Booking.com Hà Lan? Mấy câu này thì thuộc loại khá basic rồi đó. Quan trọng phải chú ý từng chữ vì mỗi chữ trong câu hỏi đó sẽ là phép tính để đưa ra con số cuối cùng. Ví dụ khi nhận cái case call center, bạn nên phân tích như này 1. Cost của call center = Fixed cost + Variable cost. Nhưng assume luôn cái FC đó không đáng kể, mà chủ yếu 80% là labor cost ==> Focus vào labor đã 2. Okay, muốn ước lượng labor cost thì nên ước lượng gì? Lương thưởng (tự assume luôn mức lương tb là bao nhiêu/tháng so với Dutch Labor Market) ==> Cần số lượng nhân viên trong 1 năm (nếu kĩ hơn thì assume luôn vụ turnover rate) 3. Muốn ước lượng số lượng nhân viên, nên biết số lượng call 1 nhân viên nhận trong ngày (ngày làm 8 tiếng), trong năm, rồi tổng số lượng call trong năm, số lượng khách hàng Genius, thế thì nên tự assume duration của môĩ cái call và frequency của mỗi khách gọi trong năm 4. Muốn tính Genius thì nên ước lượng số khách hàng Booking.com trước đã, rồi mới tính Genius. Tới đây bài toán sẽ trở về dạng basic rồi. 5. Từ đó tính ngược lên cost
  • Business Strategy and Operations Case (Individual): Loại này thì thường theo kiểu cadidate-led case interview. Có khi nó sẽ là mixed luôn với market sizing, nếu không tinh ý thì sẽ không biết là muốn có được câu trả lời cuối cùng thì phải kinh qua cái market-sizing problem hidden somewhere in the case hoặc khi người phỏng vấn từ chối đưa ra thông tin thêm. Câu hỏi mình gặp: Unilever có nên launch new product XXX ở UK không?
  • Selling/M&A/Performance/Market Reports (Group): Những cái này thường thường công ty sẽ lấy “của nhà trồng được” và đưa 1 nhóm làm để xem khả năng phân tích, xử lý số liệu, tư duy chiến lược, leadership, teamwork… Sau đó nhóm sẽ thuyết trình với Management Team.
• Your own interesting stories: Cái này để chi? Vì mục đích đầu tiên muốn nổi bật ra khỏi cả đống 30-40 người trong AC thì phải làm cho assessors nhớ tới mình! Có câu chuyện thì bạn sẽ tiếp chuyện, tạo dấu ấn cá nhân với các bạn ứng viên khác (lý thuyết là nói với chúng nó nhưng thực chất là target assessors để cho họ nghe, vì họ sẽ tham gia vào cuộc trò chuyện khi đang break), hoặc với các staffs, managers của công ty (họ sẽ là secret assessors, bạn sẽ không thấy họ mang theo giấy bút gì hay ăn mặc formal gì, nhưng tự nhiên họ lại tới tiếp cận với bạn rồi hỏi hỏi vài câu nhưng thực chất cũng có đánh giá bạn theo 1 phương diện nào đó).

4. Những điều cần nhớ khi đang tham gia AC?

Trong quá trình teamwork, bạn nên là người tự xung phong và chọn lấy 1 trong 3 roles sau tùy theo điểm mạnh của mình: (1) Team Leader, (2) Time Keeper, (3) Notetaker hoặc mixed – thường là (1) + (2) hoặc (1) + (3). Để chi? Vì mấy roles đó dễ có đất để tỏa sáng.

(1) Team Leader: Cái này cần phải có leadership. Những ai chưa có kinh nghiệm làm team lead thì coi chừng là con dao 2 lưỡi. Leadership được thể hiện ở những điểm này:

• Tóm tắt lại cái objective của case. Đưa ra được những issues và tasks needed to be done để hoàn thành cái case. Cái này sau khi nhận case xong, nên cầm cái bút, nhảy lên flipchart làm liền để assessors thấy là bạn chủ động trong tình huống
• Organize buổi thảo luận để bảo đảm tất cả mọi người đều được nói. Làm đứa nói nhiều nói bớt lại, đứa nói ít nói nhiều hơn
• Quan trọng nhất là làm sao để giải quyết conflict và đưa ra một phương án chung hợp lý, mà tất cả thành viên còn lại phải tán thành (không phải cho vote rồi lấy số đông đâu, quên đi). Dùng Decision Matrix Analysis cũng là 1 option tốt: https://www.mindtools.com/pages/article/newTED_03.htm

Vai leader có lợi gì? Lợi là không cần phải có quá nhiều initiatives, thích hợp với những dạng đầu khan hiếm ý tưởng (như mình) nhưng ngược lại cần phải critical thinking để biết cái nào nên phát triển lên, cái nào nên bị dập. Nếu dập nên đưa ra những luận điểm, luận cứ xác đáng rồi để cả team dập đứa đó luôn, cho nó phải tâm phục khẩu phục

:)(2) Time Keeper: Cái này thì đòi hỏi phải ước lượng công việc và phân lượng thời gian mỗi phần làm gì làm gì, bao lâu, keep track tốt tiến độ của discussion, nên elaborate on hay move on hay gì đó thì tùy vào quyết định của bạn. Nên phải vừa biết lắng nghe nội dung, vừa phải nhìn cái đồng hồ, nhưng bạn vẫn phải bảo đảm tham gia vào được discussion, đưa ra ý kiến. Role này có lợi thế là có thể kết hợp được cái assign người vào từng task cụ thể, nên thể hiện luôn việc bạn là người quản lý con người + mức độ công việc + thời gian tốt.(3) Notetaker: Cái này thì đòi hỏi đầu óc phải có structure. Taking note không phải việc đơn giản mà nó đòi hỏi visualize ý tưởng của họ, sắp xếp lại tất cả các ý kiến theo 1 cách khoa học để cuối cùng chính bạn sẽ là người nhìn ra được bức tranh toàn cảnh trong cái discussion đó qua cái note đó. Từ đó đưa ra summary, recommendations, strategies cho nhóm. Cái vị trí này có cái lợi ở chỗ bạn sẽ là người duy nhất nắm bắt hết mọi thông tin mà người khác thường bỏ qua. Vì thường thường, tụi nó chỉ chăm chăm vào impress assessors bằng những gì tụi nó nói, chứ ít khi lắng nghe, ghi nhớ gì nên sẽ dễ tìm được sơ hở của tụi nó. Ngoài ra, còn một điểm chú ý nữa là trong quá trình break hay lunch, sẽ có những manager ngồi tham gia và bàn của nhóm để trò chuyện.

Đừng nên khoe bản thân một cách lộ liễu như kiểu walk them through your CV, mà hãy có những câu hỏi gợi mở để họ kể về những gì họ đã và đang làm, những suy nghĩ của họ về công việc, công ty…

Lắng nghe kĩ, nếu catch được cái điểm nào in common thì Boom! Nếu muốn khoe thì nên khoe một cách khéo léo kiểu: “Aha, tao hồi đó cũng làm ở mảng ABC nhưng công ty XYZ, tao làm blah blah… nên tao thấy blah blah”. Còn không, ở 1 level cao hơn, thì nên có những câu hỏi về chính cái nghề, industry đó mà bạn đã tìm hiểu trước đó và biến nó thành 1 strategic discussion kiểu: “Theo tao biết thì cái có sự chênh lệch về conversion rate của cái ABC và XYZ này vì lí do blah blah, nếu muốn cải thiện về cái này thì tao thấy nên phải blah blah…Theo ý kiến mày thì sao?”. Họ thích những cuộc trò chuyện như vậy vì: (1) Họ biết bạn xem họ là expert/master trong lĩnh vực của họ, (2) Bạn có sự hiểu biết, nghiên cứu, và đam mê trong cái ngành này (3) Một cái lợi nữa là bạn sẽ dễ có insights hơn khi trò chuyện thân mật, lúc đó sẽ vận dụng vào case hay competency-based interview sẽ là điểm mạnh của mình (4) Bạn khác biệt với những đứa còn lại! Và với trường hợp của mình Có 1 lần manager ngồi chung bàn với mình sau vài tiếng đó chính là người phỏng vấn mình trong phần Business Case.

Tác giả: Duc Tran