LÀM THẾ NÀO ĐỂ VIẾT EMAIL HIỆU QUẢ? (phần 2)
Tuần trước mình có đăng một bài viết của bạn Hà My (P1) – sinh viên đại học Cambridge. Về cách viết email hiệu quả và được các bạn hưởng ứng rất nhiều. Vì biết đây là một trong những kỹ năng quan trọng hàng đầu, mình share phần 2 của bài viết nhé! Cùng đọc và học hỏi nha!
________________________________
LOẠI 3: Networking follow-up email (email giữ liên lạc).
Không thể phủ nhận rằng sự kết nối và kiến tạo mạng lưới đang dần trở thành một trong những kĩ năng quan trọng trong công việc và cuộc sống. Chúng ta đi học, đi làm, đi họp hay ngay cả đi chơi đều có thể được gặp gỡ những người bạn, người thầy, người đồng nghiệp đáng quý. Để tận dụng được những cơ hội đó một cách triệt để, gửi email cũng là một công cụ hữu ích.
Loại email cũng được chia ra từng mục đích khác nhau như: Giới thiệu bản thân; Cảm ơn những chia sẻ; Tiếp tục cuộc thảo luận đang chia sẻ; Tiếp nhận phản hồi… Theo Ivan Misner’s 24/7/30 System thì chúng mình nên gửi email kết nối trong vòng 24 giờ gặp gỡ. Tạo kết nối trên mạng xã hội (Linkedin, Twitter, Research Gate…) trong vòng 7 ngày. Và cố gắng sắp xêp được một buổi discussion dù ngắn hay dài trong vòng 30 ngày.
Ví dụ 4: Mình muốn tiếp tục trao đổi công việc với thầy giáo:
Subject: Great to meet you at the ABC Conference
Dear Dr. Allingham,
I am My Pham, an MPhil student in Bioinformatics at the University of Cambridge. It was great to meet you at the ABC Conference in Belfast last Monday. I thoroughly enjoyed speaking with you after the keynote lecture and was fascinated to hear your insights into the future of genomics science. (Giới thiệu về bản thân và đề cập tới buổi gặp gỡ của hai bên).
As we discussed, I am interested in <research topic>, so I would like to share my ideas with you and listen to any advice. (Đưa ra lí do gửi email).
My current project focuses on … (Chia sẻ thêm thông tin)
Would you have some time in the coming weeks to talk more about this topic? I understand that you are very busy, so I could adjust my schedule and work around yours. (Đưa nguyện vọng, đề nghị kết nối)
I hope to hear from you soon,
Thank you so much,
Best Regards,
My Pham.
(Kết thư lịch sự.)
Ví dụ 5: Giả sử mình đang liên hệ xin học PhD/ xin việc và có được vài lời gợi ý từ một giáo sư khi đang đi hội thảo. Mình muốn gửi email giữ liên lạc và cảm ơn vị giáo sư đó.
Subject: Nice meeting you at the ABC Conference.
Dear Dr. Brown,
I am My Pham, an MPhil student in Bioinformatics at the University of Cambridge. It was a pleasure meeting you at the ABC Conference in Belfast last Monday. (Giới thiệu về bản thân và đề cập tới buổi gặp gỡ của hai bên.)
Your passions in doing science have motivated me a lot to pursue higher education, and I thought I would share my good news with you. (Đưa ra lí do gửi email).
As you recommended, I contacted Prof. Cousin to discuss potential Ph.D. positions at his lab. I’m pleased that we will be meeting to talk more about our research interests next week. (Chia sẻ thêm thông tin.)
Besides, please let me know if you hear of any further opportunities from other professors whom I should contact. I have attached my CV for your review. I also hope to have a chance to visit your lab soon. (Đưa nguyện vọng, đề nghị kết nối.)
Thank you so much for your advice and support.
Sincerely,
My Pham.
(Kết thư lịch sự.)
LOẠI 4: Saying “no” nicely (email từ chối).
Đây là loại email mình thấy khá khoai, phải dùng từ ngữ rồi lí do phù hợp để từ chối người ta. Vậy nên không thể vội vàng, tránh gây ra những tổn hại trong mối quan hệ của hai bên.
Ví dụ 6: Dưới đây là email mình gửi cho giáo sư tại trường ĐH Liverppol để từ chối học bổng PhD.
Nhìn chung chỉ cần bạn viết lịch sự thì các cô các thầy cũng vui vẻ ấy vì thứ nhất họ cũng hiểu là học sinh thường nộp hồ sơ ít nhất 2-3 chỗ. Thứ hai là họ cũng không sợ không tuyển được sinh viên. Nhưng mà cũng không nên ôm quyết định lâu quá, kẻo lại lỡ mất cơ hội học tập của các bạn khác.
Subject: Decision on a Ph.D. opportunity.
Dear Prof. Baker,
I have given a lot of thought to your offer for me to do my PhD in your lab. (Mở bài thể hiện bạn đã dành thời gian suy nghĩ về vấn đề này).
While I am very honored to be asked to take on this opportunity, I am afraid I must decline it now. (Đưa ra lời từ chối.)
I have got accepted to a PhD program at the University of Cambridge with full studentship. The program allows me to undertake rotations in three different research groups during the first year. Honestly, I find it more suitable for me to develop skills on both at the bench and in data analysis. (Giải thích lí do cụ thể)
However, your research is still exciting to me, and I would like to keep in contact with you for further discussions. Besides, I am writing a manuscript on <research topic>, and happy to send it over if you are interested. (Thể hiện sự kết nối hoặc chia sẻ dự định sắp tới.)
I do hope you will understand my reasoning on this.
Thank you again for your support,
Best Regards,
My Pham.
(Kết thư lịch sự.)
LOẠI 5: Writting reminders (email nhắc lại).
Chúng ta không thể nhớ được hết tất cả mọi thứ. Bản thân mình đôi khi đọc mail, tự nhủ là sẽ trả lời sau nhưng rốt cuộc lại quên khuấy mất. Chính vì thế, gửi email nhắc lại là rất cần thiết. Tuy nhiên viết email thế nào để người nhận không cảm thấy bị ép buộc hay trách móc. Mình có vài gợi ý như dưới đây:
Ví dụ 7: ngữ cảnh đưa ra là mình cần gửi email cho thầy hướng dẫn, nhắc thầy gửi lại những sửa chữa hay ý kiến đóng góp vào luận án của mình, vì chỉ còn một tuần nữa là tới hạn nộp.
Subject: MPhil thesis comments needed by this Wednesday.
Dear Prof. Harris,
I know that you are busy, but hopefully you have been working on my writing. (Thể hiện sự cảm thông khi người nhận chưa trả lời mail).
I just wanted to remind you that I really need your comments and suggestions on the Introduction and the Discussion as mentioned in my emails below. (Nhắc lại nhu cầu, mong muốn của bản thân, dùng “I” thay vì “you” để người đọc không thấy phật lòng.)
Could you please get this to me by 5 pm this Wednesday? I can then have time to go through my thesis again and submit it on time, since the deadline gets closer, on Monday next week. (Đề cập lại thông tin về thời gian và lí do cần nhận được phản hồi sớm.)
Please let me know if you have any questions or need a little bit more time.
Thank you so much for your support,
With best wishes,
My Pham.
(Kết thư lịch sự.)
Nguồn: Mimy Pham
Xem thêm: một số khóa học viết email
